Legg frem ferdige anbefalinger for sjefen
Sist oppdatert:Snarveien: Beskytt sjefen mot vage spørsmål og halvmodne forslag. Studer problemet, snakk med de andre i ledergruppen, og presenter et ferdig forslag.
En ledergruppe er ikke en skoleklasse.
For det første har ikke sjefen fasiten. Han stoler på at du kan sette deg inn et problem og komme med et forslag til løsning.
For det andre deler ikke sjefen ut karakterer for innsats. Det er sluttresultatet som teller – ikke at det har vært gode diskusjoner, eller at du har jobbet iherdig med problemet. Han vil ha en anbefaling, helst ferdig formulert, klar til å sendes videre med hans underskrift.
For det tredje er ikke sjefen den eneste voksne i rommet. Hvis du trenger godkjenning eller innspill fra andres avdelinger, kan du selv spørre dem. Ikke gå til sjefen og be ham tale din sak.
Dessverre er det ingen som lærer deg hvordan jobbe i en ledergruppe. Det eneste stedet jeg har sett som trener folk i å være et effektivt ledergruppemedlem er Forsvaret. Der kalles en ledergruppe for en stab. Og fordi staben har en så viktig funksjon – å være avdelingens høyeste ledelse – har de egne øvelser, egen stabs- og ledersimulator og egen skole – Stabsskolen. Og noen ganger drypper det litt kunnskap fra Forsvaret over på oss i det sivile:
Under den andre verdenskrig jobbet den senere IBM-sjefen Thomas Watson junior i det amerikanske luftforsvarets stab. I stabshåndboken leste han instruksen «Completed Staffwork», som han senere tok med seg til IBM og videresendte til sine ansatte.
Instruksen står seg godt fremdeles (her i min oversettelse):
UTFØRT STABSARBEID
«Under krigen forlot jeg en operativ skvadron, og etter et kort opphold på stabsskolen i Leavenworth, ble jeg kastet inn i et stort hovedkvarter. Artikkelen nedenfor, «Completed Staff Work», ble sirkulert i Pentagon under andre verdenskrig. Den hjalp meg og mange andre offiserer med å lære hvordan vi skulle gjøre jobben vår i et hovedkvarter.
Jeg synes rådene også har mye å si for næringslivet, og sender derfor dette videre slik at dere kan lese det. Se bort fra det militære språket – vi har ingen planer om å organisere oss som en hær – men innholdet er likevel verdt å ta med seg.» — T.J.W., Jr.
Hva er «Utført stabsarbeid»?
Utført stabsarbeid betyr at en stabsoffiser undersøker et problem og legger fram en løsning i en slik form at alt sjefen trenger å gjøre, er å godkjenne eller forkaste forslaget.
Ordene utført arbeid er viktige. Jo vanskeligere problemet er, desto større er fristelsen til å legge det fram for sjefen som løse bruddstykker.
Men det er din plikt som stabsoffiser å finne ut av detaljene selv. Du skal ikke spørre sjefen om hvordan de skal løses – uansett hvor vanskelig det virker. Du kan og bør derimot rådføre deg med andre i staben.
Når du til slutt legger fram saken for sjefen, skal forslaget være gjennomarbeidet og ferdig. Det kan innebære nye retningslinjer eller endring i et tiltak, men det skal være klart for avgjørelse – ikke for videre diskusjon.
Stå i mot fristelsen til å spørre
Den uerfarne stabsoffiser fristes ofte til å spørre sjefen: «Hva skal jeg gjøre?», særlig når saken er vanskelig. Det føles frustrerende å stå fast, og lett å tenke at sjefen kan svare raskt.
Men stå i mot den innskytelsen! Det er bare om du ikke kan jobben din at du vil gi etter for fristelsen å spørre sjefen om et svar.
Jobben din er ikke å spørre sjefen hva du bør gjøre, men å anbefale sjefen hva han bør gjøre. Han trenger svar, ikke spørsmål.
Din oppgave er å undersøke, skrive, vurdere på nytt og omskrive – helt til du står igjen med én anbefaling, den beste av alle du har vurdert.
Sjefens rolle er bare å godkjenne eller forkaste den.
Hvordan det skal se ut
Ikke belast sjefen med lange forklaringer eller
utkast.
Et notat til sjefen er ikke utført stabsarbeid –
men et notat for sjefen å sende videre er det.
Du skal legge fram synspunktene dine slik at sjefen enkelt kan gjøre dem til sine egne ved simpelthen å skrive under.
Ofte vil et ferdig stabsarbeid ende opp som et enkelt dokument, klart for sjefens signatur – uten ekstra kommentarer.
Dersom forslaget er godt utformet, vil sjefen som regel godkjenne det med en gang. Hvis han vil ha forklaringer, vil han be om det.
Utkast er lov – men ikke halvferdige idéer
Regelen om utført stabsarbeid betyr ikke at utkast ikke er lov. Men utkastet må ikke bare være en halvferdig idé. Det kan mangle pene formateringer eller antall kopier, men innholdet må være ferdig gjennomtenkt.
Et utkast skal ikke brukes som unnskyldning for å skyve ansvaret for å tenke ferdig over på sjefen.
Hva det fører til
Utført stabsarbeid krever mer innsats fra stabsoffiseren – men gir sjefen mer frihet. Slik bør det være.
Dessuten oppnår vi to viktige resultater:
- Sjefen blir skånet for halvferdige ideer, lange memoer
og umodne muntlige presentasjoner.
- Den stabsoffiseren som faktisk har en god idé, får lettere gjennomslag.
Den endelige testen
Når du mener stabsarbeidet er utført, still deg selv disse to spørsmålene:
- Hvis jeg var sjefen – ville jeg signert dette dokumentet
og satt mitt profesjonelle rykte bak det?
- Hvis svaret er nei, ta det tilbake og gjør det ferdig, for det er ennå ikke utført stabsarbeid.
⚖️Overslaget
Ohoi! Her kan det fort bikke over, for heller ikke dette rådet fungerer i alle situasjoner.
For det første fungerer det best for de som er kompetente og selvstendige, men trenger et lite spark bak. Hvis du ikke kjenner bedriften eller sjefen din godt nok bør du heller la sjefen coache deg gjennom hyppige møter. Bruk delegeringstrappen og «Jeg har tenkt å» for å jobbe deg opp til et nivå der du har nok selvstendighet til å levere utført stabsarbeid.
For det andre kan det virke som at staben i Watsons notat bare jobber med én løsning om gangen. Det fungerer nok i enkle beslutninger, men i vanskeligere saker ville jeg heller presentert sjefen for noen alternativer. Alternativene må likevel være gjennomarbeidede, og det skal være tydelig hvilket alternativ staben anbefaler.
Kilder og inspirasjon
- Først skrevet for Linkedin, 4. oktober 2025
- Originaldokumentet på engelsk
