«Jeg har tenkt å» er det beste trinnet på delegeringstrappen

Snarveien: Hjelp teamet ditt å ta mer ansvar ved å flytte dem oppover delegeringstrappen. Men stopp på trinn fire – «Jeg har tenkt å» – for der får du mest informasjonsdeling.

Lederjobben blir enklere med ansatte som tar initiativ og ansvar. Ingen har lyst på et team som passivt venter på neste instruks, men det er ikke alltid folk selv skjønner hvor mye selvstendighet du forventer av dem.

Et godt råd er derfor å diskutere delegeringstrappen. Spør: «På hvilket trinn er jeg i dag? I hvilke saker kan jeg klatre høyere på trappen?»

Delegeringstrappen:

1. Fortell meg hva jeg skal gjøre – De ser ikke problemet. Hjelp folk opp fra dette nivået så fort som mulig.
2. Jeg ser dette problemet – De kan fortelle hva de ser, men har ikke noe forslag til løsning.
3. Jeg vurderer disse alternativene – De beskriver problemet og gir deg mulige løsningsforslag.
4. Jeg har tenkt å (…) – De har selv lagt en plan som du kan gi innspill til.
5. Jeg har gjort (…) – De forteller hva de har gjort
6. (…) – De handler uten å fortelle hva de har gjort.

Generelt er det bra et folk er så høyt som mulig på trappen – for jo mer hvert medlem av gruppen tenker som en medleder, desto mer effektiv blir gruppen.

Men så kaster tidligere ubåtkaptein David Marquet inn en brannfakkel: «Hva om det ikke er best å være så selvstendig som mulig? Hva om ansvar ikke er den eneste viktige faktoren? Hva om vi også må ta hensyn til hvor mye informasjon vi deler på hvert trinn?»

For i starten, med en lite selvstendig ansatt, er det også lite kommunikasjon. Sjefen gir en instruks, men eller deler de ikke informasjon.

Kommunikasjonen øker gradvis for hvert høyere steg, helt frem til trinn fem. Da faller kommunikasjonen plutselig. Hva skjer?

En ansatt som informerer deg i etterkant gir deg ikke mulighet til å dele det du vet om problemet før det er for sent.

Derfor er det på trinn 4 – «Jeg har tenkt å…» – at balansen mellom kommunikasjon og selvstendighet er best. Der sier folk hvilken intensjon de har før de handler. Det gir deg oversikt, uten å være en flaskehals.

I sin bok Turn the Ship Around beskriver Marquet hvordan han overtok en ubåt der folk ventet på kommandoer. Ingenting skjedde om han ikke satt det i gang.

Et år senere var en journalist ombord. Journalisten forventet å se en kaptein som spyttet ut ordre til høyre og venstre, men i stedet så han et mannskap som kom til kapteinen og sa ting som «Jeg har tenkt å dykke. Alt er klargjort, og mannskapet er forberedt.» Kaptein Marquet svarte bare: «Veldig bra.»

Og det gjentok seg gjennom dagen. Noen ganger hadde kapteinen et par oppfølgingsspørsmål eller opplysninger, men ellers var lederstilen hans preget av initiativrike medarbeidere som fortalte hva de hadde til hensikt å gjøre.

Han hadde hjulpet sine ansatte bli medledere.

Det er en slags motsats til «Det er lettere å få tilgivelse enn tillatelse» når du ber om informasjon i forkant. Men det er som Marquet sier:

«Litt ror langt fra skjærene er bedre enn mye ror for nærme land.»

Leksene er:

• For din egen del, tenk over om du kan komme deg nærmere trinn fire – «Jeg har tenkt å …».
• Hvis du er lite selvstendig, ikke gå til sjefen med et åpent spørsmål om hva du bør gjøre. Prøv å først legge en plan og hvorfor du velger den.
• Hvis du er veldig selvstendig, prøv å holde sjefen og andre oppdatert i forkant. Hvis du sier hva du har tenkt å gjøre gir du dem en mulighet til å komme med relevante innspill før det er for sent.
• Hvis du er leder, se hvor dine ansatte er på stigen. Hvem trenger støtte til å klatre oppover, og hvem trenger coaching til å dele mer informasjon i forkant?

Kilder og inspirasjon

• 📖Turn the Ship Around – David Marquet. Takk til Eirik som lånte meg boken!