Derfor er flaskehalsen viktigere enn alt annet du gjør
Sist oppdatert:Snarveien: Finn flaskehalsen, og du finner stedet hvor en liten forbedring utgjør stor forskjell.
I myriaden av ting du burde gjøre noe med i en bedrift er det vanskelig å vite hvor du skal starte. Da er dette en god regel:
Jobb med flaskehalsen.
En flaskehals er den prosessen som begrenser alt som kommer etter. Det er der gjennomstrømmingen er dårligst. Om du gjør noe med flaskehalsen, vil hele produksjonen øke.
Noe av det som gjør idéen om flaskehalser så nyttig, er at det fokuserer innsatsen din. Det er ett steg, og ett steg alene, hvor du får best effekt av forbedringsarbeidet.
Tenk deg et sykehus hvor bare én kirurg kan operere. Da vil kirurgen være flaskehalsen, uavhengig av hvor mange sykepleiere og operasjonsstuer de har.
For å få opp operasjonstakten, kunne det være fristende for sykehusledelsen å innføre gode tiltak som har fungert andre steder. Andre sykehus har kanskje hatt hell med å rekruttere flere sykepleiere eller bygge flere operasjonsstuer. Men det vil ikke fungere her.
I stedet må ledergruppen finne flaskehalsen, og ikke slippe den av syne før den er løst.
Ikke bare er det ineffektivt å forbedre noe som ikke er flaskehalsen, men det kan også forverre situasjonen. En ekstra sykepleier ville ikke bare øke lønnskostnadene, hun ville også risikert å komme i veien for kollegaene sine og dermed senket operasjonstakten.
I boken The Goal beskriver Eliyahu Goldratt fem steg til målrettet forbedringsarbeid:
1. Identifiser flaskehalsen
Begynn med å tegne alle stegene i prosessen du vil forbedre.
Hvor er det arbeid hoper seg opp? Der har du flaskehalsen din.
La oss ta et kjent eksempel: Klesvasken hjemme.
Yngstemann hos oss har manglet rene klær. Han sjekket først rommet sitt. Ingenting der. Så på tørkestativet. Nei. Ikke i vaskemaskin eller sorteringsskuffene på vaskerommet. Nei, de lå alle i skittentøykurven oppe.
Vi hadde altså identifisert vår første flaskehals: Klærne hopet seg opp i skittentøykurven.
2. Utnytt flaskehalsen
Dette løste vi enkelt ved å bære skittentøyet ned til neste steg, sorteringsskuffene, hver dag.
Når klærne nå hopet seg opp i sorteringsskuffene ble det et signal om å kjøre en vaskemaskin.
Vaskemaskinen var den virkelige flaskehalsen – det steget som tar lengst tid eller på andre måter begrenser hvor mye rent tøy vi kan få ut hver dag.
Med en gang det er nok klær i en sorteringsskuff – kjør maskin.
Det er dette som menes med å utnytte flaskehalsen: Vaskemaskinen må aldri stå ubrukt (om det er nok arbeid til den).
Det er flere måter å utnytte flaskehalsen på:
a) Bruk flaskehalsen på oppgaver bare den kan gjøre. Kirurgen må ikke brukes til andre ting enn operasjoner. Ikke medarbeidersamtaler. Ikke vasking. Operasjoner.
b) Gi flaskehalsen flere timer å jobbe på. Om flaskehalsen er en maskin kan du kjøre den døgnet rundt. Om det er arbeidere, kan de jobbe skift.
c) Øk hastigheten på flaskehalsen. Det er én dag i året jeg tar på meg spanderbuksene og bruker hurtigprogrammet på oppvaskmaskinen, og det er julaften. Her er det bare å få det unna!
d) Reduser oppstartstiden til flaskehalsen. Et undervurdert verktøy er å sørge for mindre dødtid rundt flaskehalsen.
Toyota har perfeksjonert dette gjennom sine “Single Minute Exchange of Dies” (SMED). For eksempel dersom flaskehalsen er en stansemaskin, jobber de for at det skal ta under ti minutter (ned fra ca. en time) å skifte form.
Alt som ikke må gjøres mens maskinen står og venter bør du gjøre utenfor, slik at flaskehalsen kun brukes til det som er kritisk.
På et sykehus kan du gjøre det ved å forberede pasienten utenfor operasjonsstuen og uten kirurgen til stede.
Eller for å bruke et mer hjemlig eksempel: Når den oppvaskmaskinen på julaften er ferdig, står det klart et pitstop-team med topptrente slektninger til å tømme maskinen, fylle den på igjen, og få den ut på banen igjen. Den maskinen skal kjøre, kjøre, kjøre!
3. Flaskehalsen er sjefen: Underordne alt annet
Siden det er flaskehalsen som er begrensningen, er det heller ikke vits i å produsere mer enn den klarer.
Jeg var en gang på et legekontor der seks nybakte mødre ventet på legetime. Alle hadde blitt bedt om å møte opp klokken 12. Det var én lege. Hver konsultasjon varte i 10 minutter. Det ville altså si at den siste pasienten måtte vente 50 minutter på sin konsultasjon! Og det var om alt gikk etter planen.
Og dette gjentok seg gjennom dagen, med seks nye pasienter hver hele time. Galskap!
Alle visste at legen var flaskehalsen. Kanskje var det lurt å ha et par pasienter i reserve (buffer) for å jevne ut forskjeller. Men å kalle inn for mange pasienter hver hele time er dårlige forståelse for takten i prosessen.
I stedet burde alt vært underordnet flaskehalsen. Om legen bruker ti minutter på en konsultasjon, bør pasientene få innkalling med ti minutters mellomrom.
Flaskehalsen bør ikke bare få bestemme produksjonstakten, men også bemanningen og utstyrsinvesteringen: I eksemplet med operasjoner – har du bare én kirurg, trenger du bare ett sykepleierteam.
Og det er ingen vits i å kjøpe flere tørketromler når vaskemaskinen tar tre ganger så lang tid som trommelen.
4. Utvid flaskehalsen – øk kapasiteten
Noen ganger vil det enkleste være å bare øke kapasiteten på flaskehalsen. Ofte vil det til og med være en av de mest lønnsomme investeringene du kan gjøre.
Om du ansatte én ekstra kirurg, kunne du doblet antall operasjoner uten å betale mer for operasjonsstuer og sykepleiere.
Vi brukte tid før hvert måltid på å vaske den ene ostehøvelen vi eide. Det viste seg å være billigere enn vi trodde å kjøpe tre til …
Bare husk at det kommer nye flaskehalser. Avkastningen er ikke lineær inn i himmelen. Hadde du tidoblet antall kirurger, er det ikke sikkert du hadde tidoblet antallet operasjoner. Før eller siden ville du støtt på neste flaskehals, for eksempel sykepleiere eller operasjonsstuer.
Derfor, når ett steg i prosessen ikke lenger er en flaskehals må du begynne på nytt:
5. Gjenta prosessen
Da vi begynte å bære ned klær og vaske de oftere, oppdaget vi at det kom fremdeles ikke flere rene klær ut til barnerommene. De hopet seg opp i haugen av rene klær som ventet på bretting og tilbakelegging.
Og sånn er det med forbedringsarbeid. Det finnes ikke løsninger, bare mottiltak fordi det tyter alltid ut et sted. Men hvert problem du løser gjør at neste problem blir litt mindre.
Du vil alltid ha en flaskehals, men på et tidspunkt kan du leve med det. Det viktigste er å begynne på rett sted.
Kilder og inspirasjon
- 📗The Goal er bra!
- 🎬Ali Abdaal og Dickie Bush på Youtube. Bush snakker om at han leser The Goal hvert år, og om hvordan man kan bruke flaskehalser på andre områder og – helse, grúnder osv.