Bruk A3-ark til å coache forbedring
Sist oppdatert:Gå fra klaging til problemløsing med blyant og papir.
I noen grupper går møtene med til å klage over tingenes tilstand. «Noen må ta en beslutning», «noen må fikse problemet», «noen må si hva vi skal gjøre». Kanskje kan de løse interne problemer selv, men med en gang løsningen involverer andre avdelinger slutter mandatet. Det er ikke helt lært hjelpesløshet, men det er heller ikke langt ifra.
I andre grupper summer det. Medlemmene av gruppa er ute i verden, påvirker, deler hva de har lært. Kort sagt: De rister i buret.
Vil vi ikke alle lede handlekraftige mennesker? Er det ikke bedre å hjelpe folk finne gode løsninger selv, enn at alt skal gå via ledelsen?
Men hvordan får vi det til? Som regel er det ikke at folk ikke vil fikse ting selv. Det de mangler er tillatelse og verktøy. Da kan dette hjelpe:
- Du må coache
- Den du coacher må skrive på papir
It takes two to A3
Når noen kommer til deg med et problem som involverer flere eller bare er komplekst, be dem ta med et A3-ark og en blyant.
Hvorfor A3? Fordi det er stort.
Blyant? Fordi alle
komplekse problemer har en enkel løsning som er feil. Og da
er det greit å kunne viske den ut.
Tegn en strek ned midten av arket, og skriv overskriften Situasjon på venstre side og Løsning på høyre.
Dette arket er problemløseren sitt. Du skal ikke overta det eller skrive på det. Din oppgave er å være en coach. Du skal være nysgjerrig og oppmuntrende, og øve opp andres evne til å løse problemer.
Men med en gang du kommer med egne forslag, mister den andre eierskapet over problemet. For å bruke William Onckens metafor om problemer som aper: Du kan hjelpe dem med apen, men du skal ikke overta den.
Situasjonen
På venstre side skriver problemløseren alt de vet om problemet. Når oppstår det, hvorfor er det viktig, hva er rotårsakene, osv.
De fleste av oss vil bli fort ferdige med denne delen for å gå raskt til løsningen, men din oppgave er å bremse litt. Vi tror vi forstår problemet bedre enn vi gjør, og derfor blir løsningene dårligere enn de kunne blitt. Som coach er det viktig at du stiller spørsmål, hjelper dem å forstå hvorfor problemet har oppstått og hvem som blir påvirket om du endrer på det.
Løsningen
På høyre side skriver problemløseren hvilke løsninger de vil teste. Tenk på dette som eksperimenter. De trenger ikke treffe på første forsøk, akkurat som virkelig forskning.
Skriv hva dere tror vil skje, og noter observasjonene etterpå.
Selv om dere ikke finner en løsning, har dere lært mer om problemet. Neste løsning blir lettere å finne.
En av dine oppgaver som coach er å hjelpe den andre å forstå hvem som blir påvirket av løsningen. Folk er ofte ikke vant til å snakke med naboavdelinger eller andre ledere, så du må som regel hjelpe dem litt i gang. Men når det først er gjort, åpner det seg en ny verden der folk løser problemer på tvers av organisasjonen.
Heng opp A3-arket
Når dere har løst problemet, heng det opp på veggen.
Det er få ting som er mer tilfredstillende enn en arbeidsplass som hele tiden fikser ting. A3ene på veggen blir et utstillingsvindu som viser alle at dere blir bedre hver dag.
De utfylte A3ene fungerer også som et arkiv over hva dere har lært. Om problemet skulle gjenoppstå, kan dere bla tilbake i bunken og fortsette der dere slapp, i stedet for å lære alt på nytt.
Hvorfor så enkelt?
Hvis A3-arket høres kjent ut, er det fordi det er en mye brukt metode fra Toyota. Mange har innført det på norske arbeidsplasser også, men i min erfaring blir metoden sjelden brukt. Kanskje er det fordi A3 blir introdusert som en mal i powerpoint. Det har to ulemper:
- Malene er for kompliserte. Det er bokser og streker, og da ser det ut som et byråkratisk skjema.
- Det er vanskeligere å samarbeide om en Powerpoint du skriver på en liten skjerm. Hele poenget med A3 er at du kan se på det med flere, og ta arket med deg rundt til naboavdelinger.
Start enkelt.
Serie: Du kan påvirke arbeidsplassen din
Denne artikkelen er del to av tre om å gå fra å se et problem til å gjøre noe med det:
- Lær av feilene. Behandle kunnskap som noe verdifullt
- Gjør noe med feilene. Hjelp folk å løse problemer selv
- Få beslutningene gjennom ved å møte interessentene én og én.