Våg å ta tydelige, skriftlige standpunkt
Sist oppdatert:Snarveien: Skriv mer. Skriv hva du tror er best å gjøre. Skriv hvorfor. Skriv for å tenke og skriv for å dele.
Detaljene: Skriftlig sporbarhet er undervurdert.
I frykt for å bli byråkratiske, har vi byttet ut notatet med presentasjoner, sakspapirene med tavlemøter og strategidokumentet med gruppechatter.
Men alt dette er flyktig. Hvem kan huske hva som ble sagt om et års tid?
La oss gjeninnføre notatet.
I boken The Hard Thing About Hard Things skriver investor Ben Horowitz at en av forskjellene på gode og dårlige produktsjefer er evnen til å ha tydelige, skriftlige meninger:
Good product managers take written positions on important issues (competitive silver bullets, tough architectural choices, tough product decisions, and markets to attack or yield).
Bad product managers voice their opinions verbally and lament that the “powers that be” won’t let it happen. Once bad product managers fail, they point out that they predicted they would fail.
Det er fire fordeler ved å ta tydelige, skriftlige standpunkt som leder:
- Du tenker klarere
- Du uttrykker deg mer presist
- Organisasjonen din får stødigere kurs
- Organisasjonen din lærer bedre
1. Å skrive tvinger deg til å tenke klarere
Et resonnement som henger dårlig sammen, kan leve fint i hodet ditt. Det er først når det skal uttrykkes at de logiske bristene kommer til syne.
Å skrive budskapet, strategien eller tankene dine ned gjør at du tvinges til å se om sammenhengene er robuste. Det fungerer som en for-test før virkeligheten viser at de ikke holder vann.
Skriv hele setninger. Stikkord og punktlister i PowerPoint etterlater tomrom, og de lokker deg til å tro at dette er uomtvistelig logikk.
Gå deg den tur. Skriv tankene ned. Gå deg en ny tur.
2. Å skrive tvinger frem presis og ærlig kommunikasjon
Der en tvetydig muntlig kommentar er glemt etter neste talepunkt, må skriftlige påstander tåle granskning.
Du kommer til å få spørsmål om hva du mener når du skriver at «vi skal iverksette markedsledende tiltak» eller andre konsulentismer.
Og det du skriver kan du holdes ansvarlig for – mye mer enn det du bare sier. Det pleier å oppmuntre til ærlighet.
Warren Buffett er kjent for sin ærlige, skriftlige kommunikasjon. I aksjonærbrevene fra hans aksjefond Berkshire Hathaway har Buffett siden 90-tallet helt kaldt vann i årene på de investorene som måtte tro at fondet vil klare å finne like gode investeringer i fremtiden som de har funnet frem til nå.
Som følge av sin vilje til å snakke sant om nedsidene, har Buffett nytt tillit i markedet. Kontrasten er stor til sjefer som aldri kan se en mørk sky på horisonten i sine kvartalspresentasjoner.
3. Å skrive gir en stødigere kurs for bedriften
3a) Nyansatte kommer seg raskt opp i fart
Når du er ny på jobb, ønsker du å finne ut hvordan beslutninger blir tatt her. Om bedriften har en kultur for å formulere seg presist og skriftlig, kan du raskt lese deg opp på organisasjonens strategi, planer og møtereferat. Du lærer hvordan ledelsen tenker, så du kan handle i tråd med deres intensjoner.
Dersom alt er basert på muntlighet, derimot, er det ikke sikkert det finnes noen gode kilder for å lære hvordan andre tenker. Hvordan kan man da komme med forslag som er i tråd med bedriftens kultur og strategi?
Jason Fried, grunnlegger av 37signals, skriver i håndboken The 37signals Guide to Internal Communication:
- Speaking only helps who’s in the room, writing helps everyone. This includes people who couldn’t make it, or future employees who join years from now.
3b) Når folk får tilgang til bedre informasjon, tar de bedre avgjørelser
Det er bedre å dytte beslutningsmyndighet ned til der informasjonen er, enn å løfte informasjon opp til der myndigheten er. — David Marquet i Turn the Ship Around
I de fleste hierarkier er det mest informasjon om kundene og driften på de laveste nivåene. Men lengre oppe i hierarkiet har ledere tilgang til informasjon fra flere kilder, og de tenker derfor at beslutningene bør bli tatt på et høyere nivå.
Det behøver ikke være slik.
Om du kan dele informasjon effektivt, kan du utruste nivåene under deg til å ta gode avgjørelser. Skriv til de rundt deg for å fortelle hvordan verden ser ut fra der du står. Ingen av dere ser hele bildet, men om alle deler det de vet er det oppskriften på best mulig situasjonsforståelse.
Du kan for eksempel dele:
- Hva skjer der ute? Hva er trendene alle bør vite om?
- Hvem er konkurrentene og hva gjør de?
- Hvem er kundene og hva ønsker de?
- Hva har fungert godt for oss i det siste?
- Hva er særlig viktig at vi får til det neste året?
3c) Du slipper unna med færre møter
Ifølge Jason Fried fører god skriftlig kommunikasjon til færre møter:
- Internal communication based on long-form writing, rather than a verbal tradition of meetings, speaking, and chatting, leads to a welcomed reduction in meetings, video conferences, calls, or other real-time opportunities to interrupt and be interrupted.
Ingen liker møter. Du kan erstatte behovet for mange av dem med et velformulert skriv.
- Meetings are the last resort, not the first option.
4. Å skrive fører til bedre læring for organisasjonen
4a) Det lar deg eksperimentere
Mike Rother skriver i boken Toyota Kata at flere organisasjoner bør tenke som forskere: Utform et eksperiment, test det og noter hva som skjer.
Today a scientific mindset has become one of the most beneficial skills you and your team can have. Thinking scientifically helps us successfully navigate unknown territory. — Mike Rother
Forskere skriver ned hypotesene sine i forkant av eksperimentet. Det bør dere også gjøre. For hver avgjørelse en ledergruppe tar, noter ned hva dere tror kommer til å skje og når dere kan sjekke om det ble slik. For eksempel:
«Vi besluttet å øke markedsføringsbudsjettet med 35 % mot kundegruppe X.
Vi tror det vil føre til en økning i salget til denne gruppen på 50 %.
15. januar vil vi se på salgstallene og vurdere om vi skal fortsette kampanjen.»
Over tid vil dere få erfaringer som gjør at hver nye avgjørelse har litt større sjanse for å bli slik dere hadde tenkt.
4b) Det gjør logikken sporbar for fremtiden
Da logistikkselskapet Fedex var i sine skjøreste oppstartsfase, var de kun dager fra å gå konkurs. De hadde fått nei til et kritisk viktig lån, og hadde kun 5 000 dollar igjen.
Grunnlegger Fred Smith tok hele kassa med seg til Las Vegas, satt seg ved blackjackbordet, og vant 27 000 dollar – nok til å overleve i noen uker til.
Var det en god avgjørelse? Jeg vet ikke. Men hadde han tapt pengene (som sannsynligvis ikke var hans) ville vi nok tenkt på det som en dårlig avgjørelse.
Du kan ikke alltid dømme hvor god beslutning var på resultatet. I stedet må du vurdere om det var den beste avgjørelsen de kunne tatt med det de visste da.
Om et år vil noen spørre: «Hvorfor åpnet dere tre nye butikker som dere nå må stenge igjen?». Da kan en skriftlig begrunnet avgjørelse kaste lys over hva dere visste året før. Kritikerne kan reise tilbake i tid og se hvilke alternativer dere vurderte og vurdere om det var riktig å åpne butikkene med det dere visste da.
Den historien kan ikke omskrives for at noen skal å skinne i et gyldnere lys. «Jeg mente at vi aldri skulle åpnet de butikkene». Ok. Men da burde du meldt deg på da beslutningen ble tatt.
Å skrive gjør at du kan lære av situasjonen du var i da, og ikke den omskrevne versjonen i ettertid.
4c) Det gir dere avbruddskriterier
I boken “Quit” hevder psykolog og tidligere verdensmester i poker, Annie Duke, at vi holder ut for lenge med dårlige avgjørelser. Proffene kaster kortene tidlig, amatørene holder på dem i frykt for å miste innsatsen de allerede har lagt på bordet.
Løsningen, ifølge Duke, er å på forhånd definere avbruddskriterier.
I Forsvaret brukte vi avbruddskriterier når vi planla oppdrag. Dersom du mistet samband, kritisk utstyr eller personell før du kom til et gitt punkt i planen, skulle du avslutte oppdraget der.
Det er lettere å vurdere should I stay or should I go på forhånd. Når oppdraget først er i gang vil innsatsen du allerede har lagt ned friste deg til å fortsette. Det har ingenting å si for en irrasjonell hjerne at kostnadene er ugjenkallelige – sunk costs på engelsk.
Bestem deg derfor for hvilke linjer du ikke vil krysse, før du starter. For eksempel: «Mens vi bygger de tre butikkene, vil vi følge med på butikkomsetningen i områdene rundt. Dersom den skulle falle med mer enn 20% i løpet av byggeperioden, vil vi sette byggingen av minst to butikker på vent.»
Hvordan kan du skrive lettlest?
Å skrive godt er ikke medfødt. Du må øve opp en kortfattet presisjon som kanskje har ligget brakk i noen år.
- Skaff deg mengdetrening. Skriv dagbok. Skriv en dårlig blogg. Skriv hele setninger. Gi hver epost du sender en ryddig struktur. (Denne bloggen er mitt forsøk på å øve opp mine middelmådige skriveferdigheter).
- La deg inspirere. Hva kjennetegner de klareste og mest lettleste tekstene du kommer over? Hva gjør forfatterne? Prøv å skrive av (for hånd) avsnitt fra dine favorittforfattere.
- Be om tilbakemelding. Be om forslag til hvordan teksten kan bli bedre. Hvor blir leseren forvirret? Hvor kjeder han seg? Som tidligere korrespondent i Det Hvite Hus sier: Vær lett å redigere
⚖️ Overslaget
Du kan overdrive dette rådet. Du vil ikke skape en papirmølle hvor hver minste beslutning blir til en avhandling. Dette rådet er ment for de som skriver lite i dag, og først og fremst på kritisk informasjon og beslutninger.