Våg å ta tydelige, skriftlige standpunkt

Snarveien: Skriv mer. Skriv det du tror er best å gjøre og hvorfor. Skriv for å tenke og skriv for å dele.

Detaljene: Skriftlig sporbarhet er undervurdert.

I frykt for å bli byråkratiske, har vi byttet ut notatet med presentasjoner, sakspapirene med tavlemøter og strategidokumentet med gruppechatter.

Alt dette er flyktig. Hvem kan huske det som ble sagt etter et år?

La oss gjeninnføre notatet.

I boken The Hard Thing About Hard Things skriver investor Ben Horowitz om forskjellen på gode og dårlige produktsjefer. Evnen til å ha tydelige meninger, og formulere dem skriftlig, er en av forskjellene:

Good product managers take written positions on important issues (competitive silver bullets, tough architectural choices, tough product decisions, and markets to attack or yield).

Bad product managers voice their opinions verbally and lament that the “powers that be” won’t let it happen. Once bad product managers fail, they point out that they predicted they would fail.

Det er fire fordeler ved å skrive tydelige standpunkt som leder:

1. Du tenker klarere
2. Du uttrykker deg mer presist
3. Organisasjonen din får stødigere kurs
4. Organisasjonen din lærer bedre

1. Klar tanke

Et resonnement som henger dårlig sammen, kan leve fint i hodet ditt. Logiske brister viser seg gjerne først når du skal sette ord på det du tenker.

Å skrive budskapet, strategien eller tankene dine ned gjør at du tvinges til å se om sammenhengene er robuste. Det fungerer som en test før virkeligheten viser om tankene dine holder vann eller ikke.

Skriv hele setninger. Stikkord og punktlister i PowerPoint gir for store tolkningsrom, og de lokker deg til å tro at du har tenkt klarere enn du faktisk har gjort.

Gå en tur. Skriv tankene ned. Gå en ny tur.

2. Presis kommunikasjon

En tvetydig muntlig kommentar er raskt glemt. Skriftlige påstander må tåle granskning.

Du vil få spørsmål om hva du mener når du skriver at «vi skal iverksette markedsledende tiltak» eller andre konsulentismer.

Det du skriver, kan du holdes ansvarlig for – mye mer enn det du bare sier. Skriftlighet oppmuntrer til ærlighet.

Warren Buffett er kjent for sin ærlige, skriftlige kommunikasjon i aksjonærbrevene fra aksjefondet hans Berkshire Hathaway. Buffett har i brevene siden 90-tallet helt kaldt vann i årene på sine investorer: Fondet vil ikke klare å finne like gode investeringer i fremtiden som de har funnet frem til nå.

Fordi han snakker sant om nedsidene, har Buffett nytt tillit i markedet. Kontrasten er stor til sjefer som aldri melder om risikoer eller dårlige tider i sine kvartalspresentasjoner.

3. Stødig kurs

3a) Nyansatte forstår bedriften raskere

Når du er ny på jobb, ønsker du å finne ut hvordan beslutninger blir tatt på din nye arbeidsplass. Har bedriften en kultur for å formulere seg presist og skriftlig, kan du raskt lese deg opp på organisasjonens strategi, planer og møtereferat. Du lærer hvordan ledelsen tenker, så du kan handle i tråd med sjefens intensjon.

Hvis alt er basert på muntlighet, er det vanskeligere å finne kilder til hvordan andre tenker. Da er det også vanskeligere å foreslå tiltak i tråd med bedriftens kultur og strategi.

Jason Fried, grunnlegger av 37signals, skriver i håndboken The 37signals’ Guide to Internal Communication:

7. Speaking only helps who’s in the room, writing helps everyone. This includes people who couldn’t make it, or future employees who join years from now.

3b) Folk som får tilgang til bedre informasjon, tar bedre avgjørelser

Ifølge tidligere ubåtkaptein David Marquet, ønsker de fleste organisasjoner å ta sine store beslutninger høyt oppe i hierarkiet. Der har lederne tilgang til informasjon fra flere kilder, så håpet er at avgjørelsene på det nivået vil best ta hensyn til alle bedriftens interesser.

Men det er på de laveste nivåene av hierarkiet det er mest informasjon om kundene og driften. De møter kundene hver dag og de vet hvor organisasjonens styrker og svakheter er. Marquet sier derfor:

Det er bedre å dytte beslutningsmyndighet ned til der informasjonen er, enn å løfte informasjon opp til der myndigheten er. — David Marquet i Turn the Ship Around

Om du kan dele informasjon effektivt, kan du utruste nivåene under deg til å ta gode avgjørelser. Skriv til de rundt deg for å fortelle hvordan verden ser ut fra der du står. Ingen av dere ser hele bildet, men hvis alle deler det de vet, er det oppskriften på best mulig situasjonsforståelse.

Du kan for eksempel dele:

• Hva skjer i markedet? Hvilke trender bør alle vite om?
• Hvem er konkurrentene, og hva gjør de?
• Hvem er kundene, og hva ønsker de?
• Hva har fungert godt for oss i det siste?
• Hva er særlig viktig at vi får til det neste året?

3c) Du trenger færre møter

Ifølge Jason Fried fører god skriftlig kommunikasjon til færre møter:

3. Internal communication based on long-form writing, rather than a verbal tradition of meetings, speaking, and chatting, leads to a welcomed reduction in meetings, video conferences, calls, or other real-time opportunities to interrupt and be interrupted.

Ingen liker møter. Et velformulert skriv kan erstatte behovet for mange av dem.

5. Meetings are the last resort, not the first option.

4. Bedre læring for organisasjonen

4a) Å skrive lar deg eksperimentere

Forsker og ingeniør Mike Rother skriver i boken Toyota Kata at flere organisasjoner bør tenke som forskere: Utform et eksperiment, test det og noter hva som skjer.

Today a scientific mindset has become one of the most beneficial skills you and your team can have. Thinking scientifically helps us successfully navigate unknown territory. — Mike Rother

Forskere skriver ned hypotesene sine i forkant av eksperimentet. Det bør du også gjøre. Noter ned hva du tror kommer til å skje og når du kan sjekke om det ble slik når dere beslutter noe i ledergruppen. For eksempel:

«Vi besluttet å øke markedsføringsbudsjettet med 35 % mot kundegruppe X.

Vi tror det vil føre til en økning i salget til denne gruppen på 50 %.

15. januar vil vi se på salgstallene og vurdere om vi skal fortsette kampanjen.»

Over tid vil dere få erfaringer som gjør at hver nye avgjørelse har bedre mulighet til å bli slik dere hadde tenkt.

4b) Å skrive gjør logikken sporbar for fremtiden

Da logistikkselskapet Fedex var i sine skjøreste oppstartsfase, var de kun dager fra å gå konkurs. De hadde fått nei til et kritisk viktig lån, og hadde bare 5 000 dollar igjen.

Ifølge Huffington Post tok Fedex-grunnlegger Fred Smith med seg hele pengekassen til Las Vegas, satt seg ved blackjackbordet og vant 27 000 dollar – nok til at selskapet kunne overleve i noen uker til.

Var det en god avgjørelse? Jeg vet ikke. Hadde han tapt pengene (som sannsynligvis ikke var hans), ville vi nok tenkt på det som en dårlig avgjørelse.

Du kan ikke alltid dømme hvor god en beslutning var på resultatet. I stedet må du vurdere om det var den beste avgjørelsen du kunne tatt med det du visste da.

Om et år vil noen spørre: «Hvorfor åpnet dere tre nye butikker som dere nå må stenge igjen?». En skriftlig begrunnet avgjørelse kan da kaste lys over hva dere visste året før. Kritikerne kan gå tilbake i tid og se hvilke alternativer dere vurderte og vurdere om det var riktig å åpne butikkene med det dere visste da.

Den skriftlige historien kan ikke omskrives for at noen skal se bedre ut i etterkant. «Jeg mente at vi aldri skulle åpnet de butikkene». OK. Men da burde du sagt fra da beslutningen ble tatt.

Å skrive gjør at du kan lære av situasjonen du var i da, og ikke den pyntede versjonen i ettertid.

4c) Å skrive gir dere avbruddskriterier

I boken “Quit” hevder psykolog og tidligere verdensmester i poker, Annie Duke, at vi holder ut for lenge med dårlige avgjørelser. Proffene kaster kortene tidlig. Amatørene holder på dem i frykt for å miste innsatsen de allerede har lagt på bordet.

Løsningen, ifølge Duke, er å definere avbruddskriterier på forhånd.

I Forsvaret brukte vi avbruddskriterier når vi planla oppdrag. Dersom vi mistet samband, kritisk utstyr eller personell før du kom til et gitt punkt i planen, skulle du avslutte oppdraget.

Det er lettere å vurdere should I stay or should I go på forhånd. Når oppdraget først er i gang, vil innsatsen du allerede har lagt ned, friste deg til å fortsette. Hjernen er irrasjonell, og forstår ikke alltid at vi bør avslutte nå.

Bestem deg derfor for hvilke linjer du ikke vil krysse før du starter. For eksempel: «Mens vi bygger de tre butikkene, vil vi følge med på butikkomsetningen i områdene rundt. Dersom den skulle falle med mer enn 20% i løpet av byggeperioden, vil vi sette byggingen av minst to butikker på vent.»

Hvordan skrive lettlest?

Å skrive er et håndverk du kan lære. Du må øve opp evnen til å skrive lettlest og presist – det kommer ikke av seg selv.

• Skaff deg mengdetrening. Skriv dagbok. Skriv hele setninger. Gi hver epost du sender, en ryddig struktur. Vedlikehold en blogg som ingen leser. (Denne bloggen er mitt forsøk på å øve opp mine egne middelmådige skriveferdigheter.)
• La deg inspirere. Hva kjennetegner de klareste og mest lettleste tekstene du kommer over? Hva har forfatterne gjort? Prøv å skrive av (for hånd) avsnitt fra dine favorittforfattere.
• Be om tilbakemelding. Spør andre om om forslag til hvordan teksten kan bli bedre. Hvor blir leseren forvirret? Hvor kjeder han seg? Ikke ta det ille opp om når noen kritiserer skrivemåten din. Som tidligere korrespondent i Det Hvite Hus, Tamara Keith, sier i sitt brev til unge journalister: Vær lett å redigere

⚖️ Overslaget

Du kan overdrive dette rådet. Ingen vil ikke skape en papirmølle der hver minste beslutning blir en avhandling. Dette rådet er ment for de som skriver lite, og gjelder først og fremst å skrive om kritisk informasjon og viktige beslutninger.

Kilder og inspirasjon

• 💻FirstForty: Have a decision-making process

Takk til Helje for innspill til teksten.