Spør: Hva vil du med presentasjonen?

Snarveien: Presentasjonen blir bedre om du begynner med å spørre deg selv ¬´Hva vil jeg oppnå med det jeg viser?

Detaljene: Hver dag sitter titusenvis av mennesker i møterom og trykker seg gjennom kjedelige presentasjoner. De fleste av disse kunne blitt uendelig mye bedre om den som holder presentasjonen hadde stilt seg noen forberedende spørsmål før de åpnet PowerPoint.

1. Hva vil jeg oppnå?

Hva er formålet med denne presentasjonen?

Det er tre gyldige alternativer i et møte:

• Skal jeg informere kollegaene mine om noe?
• Skal jeg legge opp til en diskusjon og høre innspillene?
• Skal vi sammen ta en beslutning?

Det finnes også en rekke mindre gyldige alternativer. Jeg har holdt presentasjoner hvor jeg må innrømme at formålet var å se bra ut. Jeg ville vise at jeg var kompetent og hadde gjort jobben min. Det var nok presentasjoner resten av ledergruppen min fikk lite ut av.

Og så har jeg holdt presentasjonen fordi jeg trodde det var sånn man skal gjøre det. Alle andre messet seg gjennom månedens tall, så da skulle vel jeg også? Kanskje ikke. Vi har tross alt lov til å lese reglene selv, gå tilbake til grunnprinsippene og finne ut hva som vil være nyttig for kollegaene våre å vite.

Beslutnings- og diskusjonssaker er ofte grei skuring, for da får du raskt tilbakemelding om de andre ikke synes de har fått godt nok grunnlag for å diskutere saken. Men informasjonssaker har som regel potensial for forbedring. Her er noen spørsmål å stille seg før infosaker:

1a. Kan jeg grave dypere?

Du presenterer hva, men ofte er det som gjør en presentasjon interessant at du også forteller hvorfor og hvordan. For eksempel: Salget gikk ned, men hva var årsaken?

Om du kan forutse spørsmålene og fortelle en historie om dataene, blir det en nyttigere presentasjon.

1b. Kan jeg legge til det gruppen vet sammen?

En av det mest undervurderte ansvarene en ledergruppe har, er å forstå markedet, bedriften og bransjen. Hvert nye datapunkt er en mulighet til å øke vår felles kunnskap.

Forstår vi mekanismene i markedet godt nok til at vi kunne ane en salgsnedgang? Eller gjør dette at vi må finne ut mer om hva kundene vil ha eller hvordan konkurrentene tenker?

Du skal ikke bare komme deg gjennom presentasjonen, men sørge for at gruppen forstår mer om hvordan bedriften eller omverdenen fungerer.

2. Hva vet de allerede?

Hvem er publikum? Har vi omtrent den samme fagkunnskapen, eller kommer jeg inn som ekspert?

Hvis det er det siste, må du være oppmerksom på at du lett kan overvurdere hvor mye de andre kan om ditt felt. Vi har også vanskelig for å spole empatien tilbake til en tid før vi visste det vi vet nå – se tankefellen kunnskapens forbannelse. Har du jobbet i finans det siste året, husker du kanskje ikke hvordan det var å ikke vite hva en bip er eller hva CAGR står for. (Bip er et basispunkt – en jålete måte å si en hundredels prosent. CAGR: Compound annual growth rate – gjennomsnittlig årlig vekst.)

• Start med å zoome langt nok ut til at folk forstår sammenhengen
• Forklar begreper
• Fortell hvordan du tolker informasjonen – ikke anta at de kobler punktene på samme måte som deg

(TODO link til https://xkcd.com/2501)

3. Hva så?

Hva vil du at folk skal gjøre annerledes etter presentasjonen din?

Dersom publikum på noe tidspunkt begynner å spørre seg: «Hvorfor forteller han dette?», kan det være du holder dem som gissel.¹

Å bare informere er ofte ikke det du egentlig vil. “We’re raising awareness,” sier amerikanerne du møter på sykkel gjennom Afrika. Sannsynligvis vil du mer. For eksempel: Du vil at ledergruppen ikke bare skal vite at salget faller, men være med å finne ut hvorfor. Eller: Ja, det er nyttig å vite at de beste kandidatene i fjor kom fra Skole X, men du vil også at dere skal rekruttere mer derfra.

Om du starter med målet i tankene, er det lettere å jobbe seg bakover til hva du må vise eller fortelle for å oppnå det du vil med presentasjonen din. Hva må du gjøre for at folk skal huske budskapet ditt? Hva må du anmode om, helt konkret, for at de skal handle annerledes etterpå?

Så før du åpner PowerPoint, tenk gjennom hva du egentlig vil oppnå.

Kilder og inspirasjon

• 📓Snarveier om dataanalyse og presentasjoner
• 🎧Lederpodden om klare bestillinger i møter
• 💻FirstForty: Add to the pool of shared meaning