Kan du sette en kortere deadline?

Snarveien: Vi tror at høyt tempo gir lavere kvalitet og høyere kostnader. Ofte er det tvert imot det beste du kan gjøre.

Si at du søker en jobb, og allerede samme dag blir kalt inn til intervju. Dagen etter har du tre intervjuer og får svar på søknaden på ettermiddagen. Umulig? Egentlig ikke – men noen må bestemme seg for at denne ansettelsen ikke skal følge de vanlige reglene for rekrutteringstempo.¹

En av de skjulte hemmeligheten i lean er dette:

Kortere ledetid er en gullgruve.

Vurder å gjøre noe med tempoet i organisasjonen din, heller enn å kutte kostnader eller øke kvaliteteten. De to kommer av seg selv hvis tempoet går opp.

En uforskammet tidsfrist

Alt begynner med et ambisiøst mål. Vi har alle sett hva som skjer med oppgaver som «det ikke er mulig å gi et tidsestimat på. Det får bare ta tiden det tar.»

De rammes av Parkinson’s lov – oppgaven eser ut og fyller tiden frem til fristen. Den eneste måten å begrense tidsbruken er ved nettopp å begrense tidsbruken.

Jobb deg bakover fra fristen. Hvis du skal gi alle jobbsøkerne svar to dager etter søknadsfristen hva må du gjøre da? Kanskje må du:

1. Kutte ventetid

I langdryge prosesser er det som regel ikke arbeidet, men ventingen mellom stegene som tar tid. Ingen leser jobbsøknaden før det er gått noen dager. Og mellom hver gang noen gjør fremdrift på ansettelsesarbeidet, kan det gå timer eller dager uten fremdrift.

Hvis flere personer skal gi innspill på et dokument, sett dem i et rom sammen. Blokker kalenderne den dagen. Ikke lag kjedemailer hvor saken må vente på hver nye person. Få jobben unna uten pauser i mellom.

2. Fjern unødvendige steg

Komplekse prosesser har gjerne ingen eier, så ingen har våget å spørre «Hvorfor gjør vi det slik?»

Må det være sju personer hos arbeidsgiveren som gir inspill på jobbsøknaden, eller kan de bare fortelle hvilke kriterier som er viktige for dem?

3. Ikke multitask

Lange tidsfrister gjør at du må gjøre flere ting på en gang, som igjen gjør at tidsfristene må være lange. Hvis du heller jobber med én ting om gangen kan du bli helt ferdig før du går videre.

På Lund sykehus i Sverige kortet ADHD-teamet ned utredningstiden fra 18 måneder til 3 uker per pasient. Før, da tidsfristen var lang, hadde sykehuset mange pasienter til utredning samtidig. Legene måtte veksle mellom pasienter og brukte mer tid på å lese seg opp på hver pasient. Men med et raskere forløp ble det færre pasientbytter og mer fornøyde leger og pasienter.

Hvis du skal behandle jobbsøknadene på to dager må du rydde kalenderen og kun gjøre det. Ellers blir det som nå, hvor intervjuet settes opp i de lukene der du og dine kollegaer tilfeldigvis har fri samtidig.

4. Forstå kritisk linje

I alle prosjekter har du noen steg som må være etter hverandre og setter tempoet for hele prosjektet. Disse kalles kritisk linje. Men det som ikke er på kritisk linje, kan du ofte forberede på forhånd eller gjøre parallelt.

For eksempel er det en kritisk linje fra søknadsfrist til tid for første intervju. Men du kan allerede før fristen begynne å vurdere de søknadene som allerede er kommet inn.

5. Lag et dårlig førsteutkast

Kortere frister gir deg lov til å ta lett på førsteutkastet. For som alle studenter har erfart, betyr ikke en lengre frist at du jobber grundigere med oppgaven. Du bare utsetter den mer.

En kort frist gir deg sparket bak du trenger for å komme i gang – og da har du noe du kan forbedre.

Ta for eksempel kriteriene for hvordan rangere kandidatene. Slike kriterier, skrevet på forhånd, er ikke perfekte, men de kommer heller ikke til å bli perfekte om du hadde brukt tre måneder mer.

⚖️Overslaget

Skal du skru opp tempoet, må du være tett på arbeidet. Å bare fyre av en kort deadline til noen som allerede er overbelastet, kan knekke den beste.

Men bruk utfordringen en kort tidsfrist gir til å forstå prosessen bedre. Det er en drivkraft, ikke en pisk.

Og så er det selvfølgelig noe arbeid som krever tid, modning og nøyaktighet. Men du har god dømmekraft og ser forskjellen.

Kilder og inspirasjon

• Først skrevet for LinkedIn 14. mai 2025
• Lege og lean-ekspert Magnus Lord snakker om hvordan reell forbedring påvirker minst én av Kvalitet, Ledetid, Effektivitet eller Medarbeidertilfredshet (KLEM) uten å forverre noen av de andre, på denne podkasten.

🏷️Flere innlegg om lean og forbedringsarbeid her