Ha en felles norm for filnavn
Sist oppdatert:Snarveien: Du kan være en frustrasjonsfjerner. Ta vekk litt daglig kaos ved å innføre en felles mal for filnavn.
Detaljene: På LinkedIn finner du mange gode lederråd om blant annet å gi rom for alle ansatte, ta vare på deg selv og unngå tyrannisk detaljstyring.
Dette er gode råd. Men en lederoppgave det skrives for lite om, er å skape orden i kaoset.
Filnavn kan virke som det minst relevante slaget å kjempe, men det er undervurdert som verktøy for å skape en ryddig arbeidsplass.
Kaos
Se for deg at det har gått på rundgang i gruppen å føre referat fra ledermøtene. Uten en standardisert måte å navne filene på, får du en mappe som ser slik ut:
- 031524 Referat
- \1. mars Ledermøte referat
- 240322_Ref_LMØ
- Ledermøte tirsdag 29.03
- Referat v3.1 FINAL rettet AM
Her har du en kilde til frustrasjon for den som skal finne tilbake til riktig dokument!
Så hvorfor ikke være en frustrasjonsfjerner?
Det kommer ikke av seg selv:
Den klassiske måten å lede på, er å si “Alle gjør så godt de kan, og så får vi se hvordan det går.” Men det er bedre at vi bestemmer oss for hvordan vi vil ha det, og jobber målrettet mot det.
- Magnus Lord, overlege for virksomhetsutvikling, Värmland.
Orden
Litt av jobben som leder er å forbedre ting og rydde vekk det som står i veien for at folk kan gjøre en god jobb. Begynn med å rydde unna det lille hinderet som gjør at folk lettere kan finne riktig dokument.
Hadde de sagt at ‘hos oss skriver vi referatene slik: ÅÅÅÅ-MM-DD Referat forum’ hadde listen sett slik ut:
- 2024-03-01 Referat Ledermøte
- 2024-03-08 Referat Ledermøte
- 2024-03-15 Referat Ledermøte
- 2024-03-22 Referat Ledermøte
- 2024-03-29 Referat Ledermøte
Navnekonvensjonen bør både fortelle hva filen inneholder og sørge for at de automatisk legger seg i riktig rekkefølge. For datoer er det best å starte med årstall, enten med datoformatet over eller med en kortversjon som ÅÅMMDD (selv om denne er mer forvirrende – betyr “100322” at det er 10. mars 2022 eller 22. mars 2010?)
Andre tips:
- Skal filene være maskinlesbare bør du utelukkende bruke små bokstaver og - eller _ i stedet for mellomrom. Om de kun skal være lesbare for mennesker, foretrekker jeg mellomrom og vanlige bokstaver.
- Tall – som i versjonsnummer – bør være venstre-paddet
med en null:
- v01, v02, v10 kommer i riktig rekkefølge
- v1, v10, v2 gjør ikke det.
- Du kan ha ulike konvensjoner for ulike områder av jobben. Et sted kan det være dato_prosjektnavn_inndatakilde, et annet “DATO Forum Forfatter Versjon” osv.
- Skriv en readme-fil i mapper der du bruker andre filnavnkonvensjoner.
- Unngå spesielle tegn som % ? / * osv., siden disse kan være vanskelige å søke på.
- Noen liker å ha en mappestruktur med tall foran, for at
mapppene skal legge seg i riktig rekkefølge, ikke i
alfabetisk. For eksempel for statistikkprosjekter bruker
jeg:
- 📁 01_data
- 📁 02_mid
- 📁 03_script
- 📁 04_graf
Du trenger ikke standarder for alt, og det trenger heller ikke være du som bestemmer hvordan de skal være. Men som leder er det noen ting du er best egnet til å sette i gang. Det er ofte enklere om du bare sier “sånn gjør vi det”, enn å la folk bruke tid på å diskutere småting eller frustreres over kaoset.