Andreas Marstad

Stram opp møteagendaen med klare forventninger

Sist oppdatert:

Snarveien: Fortell tydelig hva formålet er med hvert punkt på møteagendaen. Er det for å dele informasjon, ta en beslutning, eller be om innspill til en beslutning?

Detaljene: Møter kan være en enorm tidstyv. Om samtalen verken er relevant eller interessant, kunne tiden vært brukt bedre. Da kommer Roger Schwarz til unnsetning med følgende tips:

  1. Velg relevante temaer: Velg agenda-temaer som er relevante for hele gruppen. Det kan være at dere må koordinere planer, dele på ressurser (tid, folk eller penger), eller spre informasjon som er nyttig for alle (se også f40 – Add to the common pool of meaning). Om det bare er noen få som har interesse av temaet, kan det holdes utenfor møtet.

  2. Send agendaen på forhånd: Del møteagendaen i god tid slik at deltakerne kan forberede seg og bidra effektivt. Det er ikke alle som har like stort behov for det, men gjør det for de introverte, de betenksomme, de grundige.

  3. Gi et tidsestimat per sak: Og bryt det gjerne ned, for eksempel 5 min. presentasjon om temaet, 10 min. diskusjon, 5 min. avstemning og neste steg. Da kan du også se i ettertid hva dere bruker tid på, og vurdere om det virkelig er de viktigste sakene for organisasjonen.

  4. Beskriv hva du vil skal skje med saken: Bruk verb! I stedet for stikkord som “Markedsføringsbudsjett,” formuler saken slik at folk forstår hvordan de kan bidra. For eksempel: “Innspill ønskes: Hvordan skal vi fordele markedsføringsbudsjettet?”

  5. Fortell hvordan saken skal avsluttes: Skal det avgjøres ved konsensus, flertallsavstemning, eller skal du ta beslutningen alene etter møtet? Ikke alle saker trenger å ha samme beslutningsprosess, så her kan du skape mer forutsigbarhet ved å fortelle hvordan sakene skal avsluttes.

Kilder og inspirasjon: